✧ Bénéficier de l’expérience d’un professionnel
De la même manière que l’on ne s’improvise pas ingénieur, il faut avoir une expertise pour organiser des évènements. Ainsi, pour tout projet, pensez à faire appel à un professionnel qui aura l’expérience et le savoir-faire nécessaires : carnet de contacts, réseau, portfolio des projets déjà réalisés… Qui de mieux placé qu’un chef de projet expérimenté pour s’occuper de l’organisation de votre évènement ?
✧ Minimiser le stress des préparatifs
Organiser un évènement est un projet sur le long terme, qui peut comporter des imprévus et des problématiques. Il y a un grand nombre d’aspects à gérer et auxquels penser; cela ne doit pas devenir un fardeau et être source de stress sur l’intégralité de la période des préparatifs. Une agence a la faculté d’anticiper et de gérer les imprévus : cela vous évitera de vous occuper de toute cette partie qui peut tourner au cauchemar en cas de mauvaise gestion. De plus, l’expertise de l’agence vous garantira le succès de votre évènement.
✧ Avoir un interlocuteur unique
Un évènement comporte différentes parties et nécessite de faire appel à divers prestataires. Si vous vous en chargez vous-même, vous devrez trouver et contacter les prestataires un à un et coordonner tous les éléments. Ceci peut engendrer un risque de vous perdre sous les quantités de mails, d’appels ou tous autres éléments relatifs à l’organisation. Si vous faites appel à une agence, vous aurez un interlocuteur unique qui effectuera ce travail pour vous. Vous pourrez ainsi parler de vos besoins et idées à votre interlocuteur privilégié qui s’occupera de la coordination des informations pour vous.
✧ Gagner du temps
Comme évoqué précédemment, organiser un évènement se fait sur le long terme. Pour être certain qu’il soit réussi, il faut s’y consacrer pleinement pendant une certaine période, et vous n’aurez probablement pas ce temps. Cela tombe bien, c’est la principale activité d’une agence ! L’équipe qui s’occupera de votre projet y sera dédiée ; elle vous fera gagner un temps précieux, tout en assurant la qualité des préparatifs. Les seuls moments que vous devrez consacrer seront pour les rendez-vous et suivis du projet.
✧ Disposer de prestataires de qualité
L’un des avantages de faire appel à une agence évènementielle est d’avoir accès à son carnet de contacts. Sans elle, comment trouverez-vous un traiteur ou un photographe qui vous correspond parfaitement, et qui respectera votre budget ? L’agence s’en chargera après le premier rendez-vous : ce dernier servira à comprendre vos attentes, vos valeurs et vos besoins. L’agence pourra ensuite sélectionner pour vous les prestataires qui correspondent à vos critères.
✧ Obtenir des propositions de solutions et des idées originales
Si vous souhaitez être accompagné par une équipe de professionnels, ces derniers pourront vous proposer différents éléments afin d’animer votre évènement. Les agences sont au courant des tendances et pourront vous proposer diverses solutions afin de rendre votre projet unique tout en respectant vos attentes.
✧ Se faire conseiller à chaque étape et ne rien oublier
Comme vous pouvez le constater, un évènement est organisé via différentes étapes et éléments à ne pas oublier et à anticiper suffisamment tôt pour assurer un bon déroulé. Il ne suffit pas de trouver un lieu et un traiteur : il faut prévoir des animations, une restauration adaptée aux régimes de chacun, une communication au bon moment, un système de transport adapté ou un moyen d’être hébergé… L’agence se chargera entre autres de votre plan de communication, de votre plan média, de la représentation auprès des chargés de relations presse, de la logistique de l’évènement…
De plus, une agence évènementielle dispose d’une vue d’ensemble et d’une expertise organisationnelle grâce aux projets réalisés. Celle-ci vous permettra d’avoir le rendu souhaité et d’éviter les imprévus.
✧ Gérer votre planning, l’organisation et votre budget
Comme vous avez pu le constater, organiser un évènement n’est pas un projet de quelques jours. Ainsi, il est important de tenir un planning, de savoir le gérer et le respecter, tout comme le budget fixé. Si vous n’êtes pas suffisamment organisé et pris par le temps, vous ne pourrez pas respecter les deadlines. Cela pourrait avoir un impact conséquent et néfaste sur le reste de l’organisation.
Prévoir les rendez-vous et visites ou gérer la communication de votre évènement ne s’improvise pas ! En particulier, si vous choisissez de gérer l’organisation en parallèle de votre travail quotidien : il y a de fortes chances pour que vous manquiez de temps ou que vous vous perdiez entre les différents projets sur lesquels vous travaillez.
En faisant appel à une agence, vous éviterez de dépasser les deadlines ou de vous ajouter un stress supplémentaire et gagnerez en rentabilité.
✧ Réduire les coûts
Le budget est l’un des points essentiel de votre projet et peut s’avérer difficile à respecter lorsque l’on manque de connaissances dans l’organisation globale d’un projet. En effet, il peut être complexe de dénicher les bons prestataires correspondant à votre budget prévisionnel. Si vous confiez votre projet à une agence évènementielle, vous aurez la certitude que votre budget sera respecté, même en cas d’imprévus.
✧ Anticiper les imprévus
Vous l’aurez compris, vous pourrez faire face à de nombreuses problématiques ou imprévus jusqu’au dernier moment lorsque vous organisez un évènement. En effet, ceci est un projet délicat qui nécessite de l’expertise. Penser aux moindres détails et anticiper les imprévus pouvant arriver en fonction de la période, de la situation, du lieu ou d’autres paramètres sont des aspects à ne pas négliger : un imprévu peut gâcher l’ensemble de votre évènement en un rien de temps. Les équipes des agences événementielles sont formées et expertes sur toutes les problématiques pouvant être rencontrées lors de l’organisation d’un projet. Elles savent donc comment être exhaustives et prendre en compte tous les éléments selon les différents critères qui définissent votre évènement. Ne prenez donc aucun risque, et faites appel à une agence comme Ceventee : c’est la garantie d’un évènement réussi !
