La sélection des prestataires est une étape clé pour le bon déroulement et la réussite de votre évènement : elle nécessite du temps et de l’attention afin de s’assurer que le service choisi correspond à vos besoins. En effet, des prestataires professionnels vous permettront d’être sereins lors de l’organisation et du déroulé de votre évènement. Voici quelques conseils pour savoir comment bien sélectionner ses prestataires évènementiels.
Les différents types de prestataires
Il existe une multitude de services différents qui entrent dans la catégorie de l’évènementiel. Voici une liste non-exhaustive de services qui peuvent vous intéresser pour organiser votre évènement :
✧ Location de salle
✧ Traiteur
✧ Mobilier
✧ Décoration
✧ Fleuriste
✧ Animation
✧ Musique
✧ Photographie
✧ Personnel de service
✧ Sécurité
✧ Transport
✧ Accueil des invités
✧ Technique
✧ …
Les types de prestataires doivent être sélectionnés selon plusieurs critères : le type et l’objectif de l’évènement, le nombre d’invités et leurs besoins, le budget, etc. Une fois que vous avez défini tous ces besoins, alors vous pourrez choisir ce qui vous correspond dans la longue liste des services existants.
Les étapes de la sélection
Il y a plusieurs étapes à suivre pour choisir vos prestataires idéaux.
Pour commencer, vous devez rédiger un cahier des charges complet du projet et de ses besoins, le plus clair possible. Précisez :
✧ Le type d’évènement et le format,
✧ Son objectif,
✧ La ou les date(s) et le lieu retenus,
✧ La cible, le nombre de personnes invitées et leurs besoins,
✧ L’image que l’évènement doit renvoyer aux invités,
✧ Le programme et les prestations que vous souhaitez,
✧ Le budget.
Vous pouvez également parler de votre entreprise, de son historique et du lien qu’il existe avec le projet, afin de bien comprendre les besoins. N’oubliez pas d’inclure votre budget le plus détaillé possible, ou alors une fourchette précisant la marge de manœuvre.
Une fois votre cahier des charges rédigé, il est temps de passer à la recherche. Pour trouver le prestataire idéal, il faut se renseigner : allez sur leurs sites internet, renseignez-vous sur le prestataire, sur son expérience et sa spécialité, prenez connaissance des ses prestations effectuées, lisez les retours et avis sur son travail. Vous devez sélectionner un prestataire professionnel, dont le travail vous plait, et qui correspond à vos besoins.
Une fois plusieurs prestataires retenus, envoyez-leur votre cahier des charges pour avoir un devis.
Ensuite, une fois les réponses récoltées, comparez les devis. Vous aurez également une première impression sur la personne en fonction du délai de réponse et du ton utilisé.
A ce moment, vous pourrez effectuer un premier tri : la rapidité de réponse est un premier élément à prendre en compte. Si un prestataire est capable de répondre en moins de 48h avec un devis en ayant pris connaissance de vos requêtes, alors il sera en mesure de vous répondre dans un moment d’urgence pour vous rassurer.
Afin de voir qui est votre interlocuteur et de vérifier son professionnalisme, n’hésitez pas à prendre des rendez-vous au téléphone ou en face à face. En effet, instaurer une certaine confiance est indispensable car confier un projet et vous assurer que le professionnel a compris vos attentes, ça n’est pas chose facile. Il est donc beaucoup plus simple de communiquer en face pour bien faire comprendre vos attentes et vérifier à qui vous avez affaire.
Profitez-en pour vérifier que la personne a les qualités requises pour être un bon prestataire : réactivité, adaptabilité, disponibilité et souplesse. En effet, il doit être réactif, car vous aurez besoin de nouvelles et d’être rassuré au long de l’organisation. La souplesse et l’adaptabilité sont des qualités importantes, car un prestataire doit être à l’écoute, comprendre vos attentes, s’adapter à vous et à vos besoins, et avoir une certaine souplesse pour savoir prendre en compte et gérer les potentiels imprévus ou changements de dernière minute.
Une fois que vous avez passé ces étapes, il est temps de passer à un second tri : comparez les réponses reçues, assurez-vous qu’elles répondent entièrement à vos attentes, comparez les devis. Un conseil : une fois votre prestataire idéal choisi, gardez le contact du deuxième prestataire qui vous plaît le plus pour avoir un plan B.
Si vous faites appel à une agence comme Ceventee, vous réaliserez en un rendez-vous ce que vous ferez avec chaque prestataire individuellement : en effet, cette rencontre vous permettra de partager votre cahier des charges, d’expliquer vos attentes, pour tous les services dont vous avez besoin. Ensuite, une fois que votre interlocuteur a bien compris tous ces critères, l’agence s’occupera de faire les rendez-vous avec les différents prestataires et fera un tri pour vous. Étant eux-mêmes des professionnels, ils sauront reconnaître d’autres prestataires professionnels et les sélectionner au mieux, en prenant en compte leurs impressions – qui peuvent être subjectives mais qui seront pertinentes car elles seront meilleures que celles d’amateurs – en se renseignant sur leur profil et services. Ainsi, le tri sera fait de manière plus rapide et plus sécurisée, sans oublier qu’ils peuvent également avoir leur propre carnet de contacts avec lesquels ils ont déjà travaillé et dont le travail correspond à vos besoins.
