Séminaire, mariage, anniversaire, soirée d’entreprise, teambuilding : les évènements sont source de partage, de création de souvenirs, et de tissage de liens. L’organisation d’un évènement est cruciale : du lieu de réception au service traiteur, en passant par la photographie et la technique (mise en lumière, sonorisation, vidéoprojection…), un évènement bien organisé est signe de réussite. Alors, comment mettre toutes les chances de votre côté afin d’assurer son bon déroulement ?
Les deux grands types d’événements
Il existe deux grands types d’évènements :
✧ Les évènements privés, c’est-à-dire un mariage, un anniversaire, une baby shower, un baptême, une communion, un enterrement de vie de jeune fille ou garçon…
✧ Les évènements professionnels, c’est-à-dire un séminaire, une réunion de travail, une convention, une conférence, un congrès, une assemblée générale, une soirée d’entreprise, une journée porte ouverte…
La distinction est importante car, selon le type d’évènement, plusieurs facteurs seront à prendre en compte. Dans les deux cas, vous trouverez cependant plusieurs points communs : besoin d’un lieu de réception, d’un traiteur, d’un photographe…
Afin d’organiser votre évènement au mieux, il faut savoir quel est son objectif, qui seront les invités, puis adapter les prestations aux différents besoins.
Comment organiser un événement à La Réunion ?
Pour organiser un évènement à La Réunion, vous pouvez choisir de vous en charger vous-même, ou de faire appel à une agence spécialisée. Aux premiers abords, vous pouvez penser que vous êtes capable de vous en occuper, en recherchant des prestataires et en les contactant directement.
Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est que ce type de projet est plus compliqué qu’il n’y paraît : organisateur d’évènement, c’est un métier. Il faut non seulement contacter les prestataires, mais aussi établir un planning, un cahier des charges, une estimation de budget, et surtout, s’y prendre assez tôt. Le but est que les convives passent un bon moment et s’en souviennent par la suite. Avez-vous le temps de vous occuper de tout ça ?
Si ce n’est pas le cas, et que vous souhaitez qu’un professionnel s’en charge, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènements à La Réunion, comme Ceventee.
✧ Vous choisissez de vous en charger :
Premier point : il faut s’y prendre assez tôt. Un tel évènement requiert beaucoup de temps et d’investissement, car il faut s’assurer de son bon déroulé et se concentrer sur chaque étape de l’organisation.
Vous devrez rédiger un cahier des charges complet que vous transmettrez à tous les prestataires, ce qui leur permettra d’avoir toutes les informations nécessaires à la bonne préparation de leur prestation : nombre d’invités, type d’évènement, localisation, déroulé, logistique, budget…
En parallèle du cahier des charges et de l’élaboration du planning, vous devrez vous renseigner pour trouver les prestataires qui correspondent à vos besoins, en fonction de l’évènement que vous organisez, les contacter et leur expliquer vos requêtes. Location de salle, traiteur, photographe, DJ : tous les aspects sont à prendre en compte.
Ensuite, vous pourrez vous occuper des invitations pour les convives, en leur faisant part de tous les détails possibles et du but de cet évènement.
Enfin, vous devrez prendre des rendez-vous pour vérifier que les prestations finales correspondent à vos attentes, répéter avant l’évènement sur place avec les prestataires, vérifier la logistique. Cette étape est très importante car elle permet de se rendre compte de détails ou problèmes qui ne sont visibles que sur place. Cependant, si vous faites appel à une agence spécialisée comme Ceventee, vous n’aurez pas à vous en charger : les professionnels, dont l’expertise assure la qualité, anticipent tous les détails, s’occupent de la logistique et de la préparation le jour de l’évènement.
✧ Vous choisissez de faire appel à une agence :
Le but d’une agence spécialisée dans l’évènementiel est de se charger de tout pour vous. En effet, qui de mieux pour préparer votre évènement que du personnel compétent et formé en la matière ? Une agence est composée de professionnels de l’évènementiel ayant l’expertise et les connaissances nécessaires pour exceller dans ce domaine : leur savoir-faire vous permettra de vous assurer que votre évènement se déroulera parfaitement et selon votre volonté. Les avantages sont nombreux : gain de temps, rapidité, expertise, peu de chances de faire des erreurs… En ce sens, les rendez-vous avec l’agence sont importants : tout comme lors d’un rendez-vous avec un prestataire, vous devrez expliquer le plus clairement et de la manière la complète possible le but de l’évènement, vos attentes, votre budget, et toutes les informations qui vous semblent pertinentes afin que l’agence fasse par la suite une proposition adaptée.
Une fois que l’agence a compris vos besoins, elle se chargera de trouver les prestataires qu’il vous faut, et d’assurer la bonne organisation. Vous serez toujours en contact avec l’agence, qui vous tiendra au courant de l’évolution et proposera des rendez-vous jusqu’aux derniers ajustements.
Pour conclure, il y a plusieurs étapes à suivre pour organiser un évènement à La Réunion. Il faut trouver les prestataires qui vous correspondent, réfléchir à tous les détails et anticiper suffisamment pour ne pas manquer de temps. C’est une démarche que vous pouvez choisir d’assurer intégralement vous-même. Cependant, organiser un évènement est un métier à part entière : des spécialistes sont formés pour répondre à vos attentes et vous écouter pour organiser votre évènement au mieux. Ainsi, faire appel à une agence est souvent recommandé car c’est l’assurance que tout sera pris en charge par des professionnels, que tout sera anticipé et surtout, que votre évènement se déroulera parfaitement.
