Ceventee

10 bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle

Astrid Pasek — Wed, 09 Nov 2022 09:55:00 +0000

Vous planifiez d’organiser un évènement privé ou professionnel ? Vous vous demandez probablement si il est préférable de le gérer soi-même ou de faire appel à des professionnels ? Quels peuvent être les bénéfices de faire appel à une agence spécialisée ? Voici 10 bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle !

✧ Bénéficier de l’expérience d’un professionnel

De la même manière que l’on ne s’improvise pas ingénieur, il faut avoir une expertise pour organiser des évènements. Ainsi, pour tout projet, pensez à faire appel à un professionnel qui aura l’expérience et le savoir-faire nécessaires : carnet de contacts, réseau, portfolio des projets déjà réalisés… Qui de mieux placé qu’un chef de projet expérimenté pour s’occuper de l’organisation de votre évènement ?

✧ Minimiser le stress des préparatifs

Organiser un évènement est un projet sur le long terme, qui peut comporter des imprévus et des problématiques. Il y a un grand nombre d’aspects à gérer et auxquels penser; cela ne doit pas devenir un fardeau et être source de stress sur l’intégralité de la période des préparatifs. Une agence a la faculté d’anticiper et de gérer les imprévus : cela vous évitera de vous occuper de toute cette partie qui peut tourner au cauchemar en cas de mauvaise gestion. De plus, l’expertise de l’agence vous garantira le succès de votre évènement.

✧ Avoir un interlocuteur unique

Un évènement comporte différentes parties et nécessite de faire appel à divers prestataires. Si vous vous en chargez vous-même, vous devrez trouver et contacter les prestataires un à un et coordonner tous les éléments. Ceci peut engendrer un risque de vous perdre sous les quantités de mails, d’appels ou tous autres éléments relatifs à l’organisation. Si vous faites appel à une agence, vous aurez un interlocuteur unique qui effectuera ce travail pour vous. Vous pourrez ainsi parler de vos besoins et idées à votre interlocuteur privilégié qui s’occupera de la coordination des informations pour vous.

✧ Gagner du temps

Comme évoqué précédemment, organiser un évènement se fait sur le long terme. Pour être certain qu’il soit réussi, il faut s’y consacrer pleinement pendant une certaine période, et vous n’aurez probablement pas ce temps. Cela tombe bien, c’est la principale activité d’une agence ! L’équipe qui s’occupera de votre projet y sera dédiée ; elle vous fera gagner un temps précieux, tout en assurant la qualité des préparatifs. Les seuls moments que vous devrez consacrer seront pour les rendez-vous et suivis du projet.

✧ Disposer de prestataires de qualité

L’un des avantages de faire appel à une agence évènementielle est d’avoir accès à son carnet de contacts. Sans elle, comment trouverez-vous un traiteur ou un photographe qui vous correspond parfaitement, et qui respectera votre budget ? L’agence s’en chargera après le premier rendez-vous : ce dernier servira à comprendre vos attentes, vos valeurs et vos besoins. L’agence pourra ensuite sélectionner pour vous les prestataires qui correspondent à vos critères.

✧ Obtenir des propositions de solutions et des idées originales

Si vous souhaitez être accompagné par une équipe de professionnels, ces derniers pourront vous proposer différents éléments afin d’animer votre évènement. Les agences sont au courant des tendances et pourront vous proposer diverses solutions afin de rendre votre projet unique tout en respectant vos attentes.

✧ Se faire conseiller à chaque étape et ne rien oublier

Comme vous pouvez le constater, un évènement est organisé via différentes étapes et éléments à ne pas oublier et à anticiper suffisamment tôt pour assurer un bon déroulé. Il ne suffit pas de trouver un lieu et un traiteur : il faut prévoir des animations, une restauration adaptée aux régimes de chacun, une communication au bon moment, un système de transport adapté ou un moyen d’être hébergé… L’agence se chargera entre autres de votre plan de communication, de votre plan média, de la représentation auprès des chargés de relations presse, de la logistique de l’évènement…

De plus, une agence évènementielle dispose d’une vue d’ensemble et d’une expertise organisationnelle grâce aux projets réalisés. Celle-ci vous permettra d’avoir le rendu souhaité et d’éviter les imprévus.

✧ Gérer votre planning, l’organisation et votre budget

Comme vous avez pu le constater, organiser un évènement n’est pas un projet de quelques jours. Ainsi, il est important de tenir un planning, de savoir le gérer et le respecter, tout comme le budget fixé. Si vous n’êtes pas suffisamment organisé et pris par le temps, vous ne pourrez pas respecter les deadlines. Cela pourrait avoir un impact conséquent et néfaste sur le reste de l’organisation.

Prévoir les rendez-vous et visites ou gérer la communication de votre évènement ne s’improvise pas ! En particulier, si vous choisissez de gérer l’organisation en parallèle de votre travail quotidien : il y a de fortes chances pour que vous manquiez de temps ou que vous vous perdiez entre les différents projets sur lesquels vous travaillez.

En faisant appel à une agence, vous éviterez de dépasser les deadlines ou de vous ajouter un stress supplémentaire et gagnerez en rentabilité.

✧ Réduire les coûts

Le budget est l’un des points essentiel de votre projet et peut s’avérer difficile à respecter lorsque l’on manque de connaissances dans l’organisation globale d’un projet. En effet, il peut être complexe de dénicher les bons prestataires correspondant à votre budget prévisionnel. Si vous confiez votre projet à une agence évènementielle, vous aurez la certitude que votre budget sera respecté, même en cas d’imprévus.

✧ Anticiper les imprévus

Vous l’aurez compris, vous pourrez faire face à de nombreuses problématiques ou imprévus jusqu’au dernier moment lorsque vous organisez un évènement. En effet, ceci est un projet délicat qui nécessite de l’expertise. Penser aux moindres détails et anticiper les imprévus pouvant arriver en fonction de la période, de la situation, du lieu ou d’autres paramètres sont des aspects à ne pas négliger : un imprévu peut gâcher l’ensemble de votre évènement en un rien de temps. Les équipes des agences événementielles sont formées et expertes sur toutes les problématiques pouvant être rencontrées lors de l’organisation d’un projet. Elles savent donc comment être exhaustives et prendre en compte tous les éléments selon les différents critères qui définissent votre évènement. Ne prenez donc aucun risque, et faites appel à une agence comme Ceventee : c’est la garantie d’un évènement réussi !

L’article 10 bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle est apparu en premier sur Ceventee.

Pourquoi faire appel à un photographe professionnel pour la communication de son entreprise ?

Astrid Pasek — Thu, 28 Jul 2022 14:33:57 +0000

Dans tous les types de secteurs professionnels, le visuel a une grande importance pour communiquer sur son entreprise. Il permet d’habiller un rendu et d’illustrer un sujet, tout en aidant à retenir les informations clés. Un texte sans image n’attire pas le regard : les photos sont donc essentielles pour votre communication, elles peuvent améliorer la réputation de votre entreprise. Des photos prises depuis une banque d’images seront impersonnelles et peut-être déjà connues. C’est pour ces raisons qu’il est fortement conseillé de faire appel à un photographe professionnel. Celui-ci sera en mesure de prendre des photos qualitatives grâce à son expertise, dans le but d’apporter les meilleurs visuels possibles : angle, colorimétrie, luminosité… La technique n’a pas de secret pour lui !

Mais alors, pourquoi devriez-vous faire appel à un photographe professionnel ?

En premier lieu, si les photos ne sont pas de bonne qualité, ne sont pas bien choisies ou ne sont pas parlantes, non seulement cela n’aura pas l’effet escompté, mais cela pourrait même nuire à la réputation et à la crédibilité de votre entreprise. En effet, une communication n’est complète et n’aura d’impact qu’avec des visuels adaptés et soignés.

La photographie est un métier à part entière, c’est pourquoi faire appel à un expert sera gage de qualité, puisque ce dernier pourra mettre son expertise et ses compétences au service de votre communication.

De plus, cela vous permettra d’avoir des images professionnelles et personnalisées : vous pourrez échanger avec le photographe lors d’un rendez-vous pour lui expliquer le type de photo souhaité, lui présenter l’ADN de votre entreprise, ses valeurs et son image de marque. Ainsi, il pourra effectuer des propositions personnalisées et adaptées à vos besoins, déterminer le type de photos qui vous correspondrait le mieux et qui sera le plus percutant pour votre enseigne.

Il ne faut pas oublier qu’il existe plusieurs spécialités en photographie : animaux, paysages, culinaire, mode… Prenez donc le temps de choisir le photographe et sa spécialité selon votre besoin. Si vous ne savez pas comment choisir votre photographe, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée comme Ceventee.

Maintenant que vous savez pourquoi il est avantageux de faire appel à un professionnel, vous devez déterminer pour quelle(s) occasion(s) vous avez besoin d’un photographe. La première raison est bien entendu de perfectionner sa communication d’entreprise, mais voici quelques idées de projets pour lesquels vous pouvez faire appel à un photographe professionnel :

✧ Publicitaire, pour réaliser un packshot, c’est-à-dire un shooting afin de mettre en avant un produit.

✧ Ambiance produit, des prises de vue d’ambiance pour valoriser un produit en complément d’un packshot.

✧ Photos portrait, pour présenter votre équipe, faire un trombinoscope ou compléter des documents officiels.

✧ Corporate, afin de mettre en avant votre société et ses locaux pour un reportage promotionnel.

✧ Technique, afin de valoriser l’expertise, les équipements et la logistique de votre entreprise.

✧ Évènementiel, pour immortaliser tout évènement organisé par votre enseigne et communiquer sur vos valeurs.

Maintenant que vous avez toutes les clés en main, n’hésitez plus et embellissez votre communication !

L’article Pourquoi faire appel à un photographe professionnel pour la communication de son entreprise ? est apparu en premier sur Ceventee.

Les indispensables pour une Garden Party réussie

Astrid Pasek — Sun, 08 May 2022 13:21:30 +0000

Lorsqu’il fait chaud, l’envie de profiter du soleil dans le jardin ou en extérieur va de pair. L’un des atouts de La Réunion est sa météo régulièrement favorable : c’est l’île idéale pour profiter de la nature avec ses proches, et quoi de mieux qu’une garden party pour l’occasion ? Il s’agit d’une réception ou fête mondaine organisée en extérieur, et pour en profiter au maximum, il faut savoir l’organiser dans les règles de l’art. Thème, décoration, idées d’animation : voici quelques conseils pour que votre garden party soit réussie.

✧ Fixez le lieu, la date et l’heure

Vous l’aurez deviné grâce à son nom : une garden party doit être organisée en extérieur, dans un espace vert comme un jardin ou un parc. Si votre jardin est assez grand, alors vous n’avez aucune démarche à faire, mais si vous souhaitez l’organiser dans un espace public, alors il vous faudra obtenir l’autorisation de la mairie. Pour plus d’originalité, vous pouvez également organiser votre garden party dans un lieu de réception ou sur la plage.

Pour choisir la date, vous devrez vous organiser plutôt en fonction de la météo que de vos préférences : personne ne profitera d’une garden party à La Réunion sous la pluie. Retenez-donc une date où la météo s’annonce clémente, et envoyez vos invitations suffisamment à l’avance pour que vos invités puissent répondre et bloquer la date. Cela vous permettra également de connaître le nombre d’invités en avance, et donc d’organiser en conséquence.

N’oubliez pas de préciser l’heure de votre évènement : si vous prévoyez une garden party en soirée, privilégiez le vendredi ou le week-end.

✧ Choisissez un thème

Comme pour tout évènement, choisir un thème permettra d’organiser votre garden party autour d’un fil conducteur : décoration, restauration, ambiance, tout sera accordé pour rendre le moment esthétique et agréable. Choisissez des couleurs qui seront assorties à votre propre décoration ou à votre jardin. Le blanc et le gris sont des couleurs parfaites à accorder avec le vert de la nature, mais vous pouvez aussi ajouter des couleurs chaudes comme de l’orange ou du violet pour varier et harmoniser votre décor.

✧ Sélectionnez le mobilier

Le mobilier est un élement essentiel de votre garden party : pour s’asseoir tous ensemble autour d’un apéritif, pour se reposer ou pour discuter. Comptez suffisamment de chaises ou de canapés pour que chacun ait sa place. Pour rentrer parfaitement dans le thème, prévoyez un salon de jardin avec des coussins plutôt que des chaises, et pourquoi pas de gros poufs à mettre dans l’herbe ! Pour aller encore plus loin, surtout si vous avez des enfants, vous pouvez attacher une balançoire sur un arbre.

Dans la mesure du possible, placez le mobilier pour prévoir de l’ombre, et si cela n’est pas suffisant, apportez des parasols ou des tentes. Tout le monde ne supporte pas la chaleur de la même façon, ainsi tout le monde trouvera son bonheur !

✧ Concevez votre décoration

La décoration, c’est l’atout majeur de votre garden party. Elle permet de mettre de l’ambiance et d’harmoniser votre extérieur : fleurs, accessoires de table, nappes, parasols, lumière, vaisselle… Et pour les petit budgets, pensez à la déco en papier ! Cela vous permet une grande variété de couleurs : lampions, guirlandes en papier, pompons, rosaces, etc. Le concept du DIY (do it yourself) est également très à la mode et peu coûteux; vous pourrez ainsi rester dans le thème choisi et faire de votre garden party un évènement chaleureux.

Un petit détail qui peut faire toute la différence : décorez les arbres du jardin pour y ajouter de la fraîcheur.

✧ Elaborez votre menu

Place à la restauration : pour ce type d’organisation, un service à table n’est généralement pas favorisé, particulièrement si vous réalisez votre garden party dans un espace public. Dans ce cas, le buffet est la meilleure option qui se présente. Côté salé, vous pouvez opter pour des brochettes de poissons ou de légumes, des salades froides de pâtes ou de riz, des quiches, des cakes salés… Pour la viande, pourquoi ne pas faire un barbecue ? Cela renforcera la convivialité.
Côté sucré, privilégiez les portions individuelles : panacotta, brochettes de fruits, bonbons, parts de gâteaux. Faites jouer votre imagination !
Enfin, pour ce qui est des boissons, vous pouvez ici aussi vous amuser : jus de fruit ou détox, cocktails, limonade maison… Le tout accessoirisé de fruits et de pailles !

✧ Prévoyez l’animation

Comme pour tout événement, il faut réfléchir à l’animation de votre garden party pour mettre de l’ambiance et divertir vos invités. La règle d’or : une enceinte dans un coin du jardin pour diffuser de la musique en fond sonore, dans le respect du voisinage. Cela pourra peut-être déboucher sur une piste de danse improvisée ou un karaoké. Vous pouvez prévoir des jeux de société, une piñata et des bulles pour les plus petits (et pas seulement), ou toute activité que vous faites en soirée et en extérieur : à adapter !

L’article Les indispensables pour une Garden Party réussie est apparu en premier sur Ceventee.

Quelles activités organiser pour un Team Building à La Réunion ?

Astrid Pasek — Wed, 16 Mar 2022 12:12:27 +0000

Un Team Building est un évènement interne d’entreprise dont le but est de renforcer la cohésion d’équipe. C’est une méthode qui s’est grandement popularisée ces dernières années et qui est très fréquente, aussi bien dans les grandes que dans les petites entreprises.

Ces sessions peuvent être organisées sous différents formats : jeux, ateliers, animations, activités sportives ou insolites.

Les bienfaits d’un Team Building sont multiples :

✧ renforcer la cohésion d’équipe,

✧ renforcer le sentiment d’appartenance à un groupe,

✧ agir sur l’image et le partage des valeurs d’une entreprise,

✧ améliorer la gestion du stress des collaborateurs,

✧ amener un dynamisme positif,

✧ renforcer la bienveillance de l’environnement…

Quelles idées pour organiser un Team Building à La Réunion ?

Ceventee vous propose plusieurs idées d’activités pour organiser votre Team Building à La Réunion, divisées en différentes catégories :

✧ Créatif

C’est l’occasion de laisser parler l’esprit créatif et l’imagination des membres de l’équipe ! Sculpture, poterie, peinture, atelier culinaire, dégustation de produits, animation photographique, compositions florales, vous pouvez trouver des activités très créatives qui remporteront l’adhésion de tous !

✧ Sportif

Vous disposez d’un grand panorama de choix pour une activité sportive ! Vous pouvez choisir des olympiades, avec la création d’équipes qui s’affronteront lors de diverses activités comme le bubble foot et l’archery tag, ou alors réserver une demi-journée de karting, de paintball, de quad ou de lasergame. Pour aller plus loin et profiter de ce que l’île a à vous offrir, pensez à des activités typiques comme le canyoning ou une randonnée !

✧ Bien-être

Si vous préférez vous orienter vers un Team Building zen pour détendre l’équipe, alors pensez aux cours de yoga et de méditation. Ils permettent de renforcer la confiance en soi, de s’aérer l’esprit et de créer de bonnes ondes, pour savoir surmonter une situation ou alors appréhender la suite avec plus de sérénité. Une après-midi dans un spa est également très efficace pour se détendre et profiter d’un agréable moment.

✧ Original

Vous êtes plutôt ludique et original ? Les jeux de stratégie ou de cohésion, comme les escape game, les chasses au trésor ou les jeux de rôle sont une bonne solution pour apprendre à connaître ses coéquipiers et à faire équipe avec eux. Vous pouvez aussi faire appel à un magicien, un hypnotiseur ou organiser des cours de théâtre, très efficaces pour booster la confiance en soi !

Le Team Building sous la forme de jeux est le moyen le plus sûr pour réunir tout le monde dans une ambiance conviviale.

✧ Solidaire

Si vous êtes plutôt solidaire dans l’âme, alors vous pouvez opter pour des activités œuvrant pour une cause : collecte générale de déchets sur la plage, initiative collaborative ou projet d’équipe avec une association, participation à des courses dont les bénéfices sont reversés à une association, participation à des ateliers de récupération… Le Team Building solidaire permet de renforcer les liens durablement et donne du sens aux actions des participants.

✧ Digital

Le digital s’inscrit dans la mouvance actuelle et les activités digitales comportent beaucoup d’avantages. Le Team Building digital permet d’offrir aux collaborateurs des expériences qui ont de l’impact. Une animation en ligne permet de maintenir le contact et de s’évader. Il existe des chasses au trésor ou des escape game en ligne, où tout se joue par le digital ! La collaboration entre les membres est d’autant plus importante car l’activité se passe à distance, il faut donc bien coopérer pour mener la mission à bien !

Et voilà, vous êtes désormais paré pour organiser votre Team Building idéal à La Réunion ! Afin de vous assurer du bon déroulé de votre évènement, préparez-le bien en avance : prévenez les collaborateurs, renseignez-les sur le matériel ou les vêtements dont ils auront besoin en fonction de l’activité, réservez à l’avance… N’oubliez pas de bien définir les objectifs de votre Team Building : ils vous permettront aussi de choisir l’activité la plus pertinente pour vous aider à les atteindre.

L’article Quelles activités organiser pour un Team Building à La Réunion ? est apparu en premier sur Ceventee.

10 idées originales pour votre mariage à La Réunion

Astrid Pasek — Mon, 07 Feb 2022 06:35:23 +0000

Votre mariage, c’est un moment unique, qui doit marquer les esprits et être à la hauteur de l’importance de l’union entre les mariés. Organiser un mariage, cela prend du temps et nécessite de l’organisation, particulièrement si vous voulez que tout soit parfait. Ainsi, il est très souvent recommandé de faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation de mariages à La Réunion (également appelé wedding planner), comme Ceventee, afin d’assurer le meilleur déroulé possible et de faire de cette journée un moment clé de votre vie.

Alors, comment faire pour que cette journée soit à la hauteur de vos attentes ? Que vous fassiez appel à une agence ou non, vous pouvez proposer aux prestataires plusieurs idées qui sortent de l’ordinaire pour rendre votre mariage unique. Voici 10 astuces pour rendre votre mariage original et graver cette journée dans l’esprit de vos invités !

1. Le lieu de votre mariage

Question classique, mais importante : le lieu où vous allez organiser votre mariage représente une première possibilité de le rendre original. En plein air, avec un espace vert en extérieur sous le soleil ? Mix, avec une salle de réception pour un repas en intérieur et un jardin extérieur à disposition ? Au bord de la plage ? Dans un lieu insolite ? Réfléchissez à la météo, à vos envies, au confort des invités afin de choisir le lieu à sélectionner à La Réunion pour votre mariage.

2. Un mariage à thème

Souhaitez-vous rester classique, avec un thème blanc et des fleurs pour décoration, ou souhaitez-vous faire honneur à une époque, à un thème particulier ? Mariage de l’époque victorienne, des années 20, thème bohème ou exotique, tout est bon pour rendre votre décoration et vos tenues originales ! En fonction du thème retenu, pensez à adapter la décoration et le menu en conséquence. Vous pouvez également faire une entrée insolite : par les airs en hélicoptère, par la mer sur un bateau, dans une calèche, dans une voiture d’époque… Vous pouvez la personnaliser selon le thème de la soirée, s’il y en a un, ou selon une passion commune des mariés !

3. Personnalisez vos contacts avec les invités

Lorsque vous envoyez les cartons d’invitations, vous pouvez les personnaliser pour chaque invité si vous en avez le temps, ou bien les adapter au thème retenu. Après le mariage, vous pouvez aussi envoyer des remerciements pour leur présence et remémorer les moments clés de la journée ! C’est également un bon moyen d’insérer le lien pour visionner les photos prises par le photographe ou du photomaton, s’il y en avait un. Vous pouvez aussi donner des nouvelles, de votre lune de miel par exemple si le timing s’y prête !

4. Un petit cadeau pour vos invités

En plus des traditionnelles dragées, si le budget vous le permet, confectionnez un petit kit avec des cadeaux pour vos invités : en-cas, photos, petits souvenirs du mariage… Vous pouvez même personnaliser les cadeaux en fonction des invités ! Dans tous les cas, ils seront heureux de cette petite attention.

5. Une décoration spéciale

Si vous n’avez pas choisi un thème spécial qui inclut la décoration, alors vous pouvez rester sur une ambiance générale classique, mais une décoration originale. Glisser des origamis partout en guise de décoration complémentaire, faire des écriteaux personnalisés à chaque invité pour le plan de table, plier les serviettes, mettre des panneaux pour indiquer les différents lieux comme l’accès au jardin, le vestiaire, les sanitaires… Pensez à chaque détail ! Vous pouvez aussi projeter, ou faire un album de photos développées, des photos mémorables des mariés ou de moments entre les invités et les mariés, demandées au préalable.

6. Pensez aux plus jeunes !

Lors d’un mariage, les enfants se retrouvent souvent à jouer ensemble car ils n’ont pas les mêmes centres d’intérêts que les adultes. La meilleure façon de les occuper tout en leur assurant également de passer un bon moment, c’est de prévoir des activités spécialement pour eux ! Il faudra les occuper tout au long de la journée. Pensez à des animations, des activités, des jeux, installez un stand à pop-corn et à barbe à papa (qui n’attirera sûrement pas que les enfants). Pour que les invités et que vous-même passiez un bon moment sans avoir à surveiller les enfants, vous pouvez faire appel à un(e) baby sitter qui s’occupera d’eux et assurera leur sécurité.

7. Soigner votre menu

Pour ajouter une touche d’originalité, vous pouvez imprimer sur des cartons ou des planches le menu, et le mettre à disposition sur les tables, comme dans un restaurant. N’oubliez pas de prévoir pour tous les régimes alimentaires, ou bien de demander les allergies de chacun en amont. Si vous cherchez une idée inédite, vous pouvez prévoir une dégustation sur un buffet de plats atypiques qui viennent d’une région ou d’un pays chéri par les mariés, ou alors partir sur la cuisine traditionnelle de la Réunion.

8. Anecdotes sur les mariés

On ne l’oublie pas, le fameux moment réservé aux discours ! Libre à chacun de s’exprimer, et si vous voulez ajouter une note d’originalité, vous pouvez ajouter une consigne : chaque intervenant peut raconter une anecdote sur l’un des mariés ou sur les deux, un moment passé ensemble.

9. Des activités inédites

Si vous voulez que votre mariage reste en mémoire de vos invités, alors pensez à des activités inédites. Vous pouvez faire appel à des prestataires réunionnais comme un magicien, un cracheur de feu, un comédien, un artificier, pour que la journée soit bien remplie et ne laisse aucun temps pour s’ennuyer ! Si vous voulez retomber en enfance pendant quelques minutes, vous pouvez installer une piñata, remplie de mots écrits par les invités à l’intention des mariés.

10. Rendre le moment inoubliable

Les photos, c’est indispensable pour un mariage, particulièrement avec les magnifiques paysages de la Réunion. En plus de faire appel à un photographe, vous pouvez installer un photomaton, des déguisements pour prendre de superbes photos, mettre à disposition un appareil photo en plus, ou même un polaroid. Cela ajoutera une touche d’époque, et un moyen original d’immortaliser des moments ! Pour les plus jeunes, vous pouvez prévoir un appareil photo jetable.

L’article 10 idées originales pour votre mariage à La Réunion est apparu en premier sur Ceventee.

Comment bien sélectionner ses prestataires évènementiels

Astrid Pasek — Mon, 22 Nov 2021 16:13:57 +0000

La sélection des prestataires est une étape clé pour le bon déroulement et la réussite de votre évènement : elle nécessite du temps et de l’attention afin de s’assurer que le service choisi correspond à vos besoins. En effet, des prestataires professionnels vous permettront d’être sereins lors de l’organisation et du déroulé de votre évènement. Voici quelques conseils pour savoir comment bien sélectionner ses prestataires évènementiels.

Les différents types de prestataires

Il existe une multitude de services différents qui entrent dans la catégorie de l’évènementiel. Voici une liste non-exhaustive de services qui peuvent vous intéresser pour organiser votre évènement :

✧ Location de salle

✧ Traiteur

✧ Mobilier

✧ Décoration

✧ Fleuriste

✧ Animation

✧ Musique

✧ Photographie

✧ Personnel de service

✧ Sécurité

✧ Transport

✧ Accueil des invités

✧ Technique

✧ …

Les types de prestataires doivent être sélectionnés selon plusieurs critères : le type et l’objectif de l’évènement, le nombre d’invités et leurs besoins, le budget, etc. Une fois que vous avez défini tous ces besoins, alors vous pourrez choisir ce qui vous correspond dans la longue liste des services existants.

Les étapes de la sélection

Il y a plusieurs étapes à suivre pour choisir vos prestataires idéaux.

Pour commencer, vous devez rédiger un cahier des charges complet du projet et de ses besoins, le plus clair possible. Précisez :

✧ Le type d’évènement et le format,

✧ Son objectif,

✧ La ou les date(s) et le lieu retenus,

✧ La cible, le nombre de personnes invitées et leurs besoins,

✧ L’image que l’évènement doit renvoyer aux invités,

✧ Le programme et les prestations que vous souhaitez,

✧ Le budget.

Vous pouvez également parler de votre entreprise, de son historique et du lien qu’il existe avec le projet, afin de bien comprendre les besoins. N’oubliez pas d’inclure votre budget le plus détaillé possible, ou alors une fourchette précisant la marge de manœuvre.

Une fois votre cahier des charges rédigé, il est temps de passer à la recherche. Pour trouver le prestataire idéal, il faut se renseigner : allez sur leurs sites internet, renseignez-vous sur le prestataire, sur son expérience et sa spécialité, prenez connaissance des ses prestations effectuées, lisez les retours et avis sur son travail. Vous devez sélectionner un prestataire professionnel, dont le travail vous plait, et qui correspond à vos besoins.

Une fois plusieurs prestataires retenus, envoyez-leur votre cahier des charges pour avoir un devis.

Ensuite, une fois les réponses récoltées, comparez les devis. Vous aurez également une première impression sur la personne en fonction du délai de réponse et du ton utilisé.

A ce moment, vous pourrez effectuer un premier tri : la rapidité de réponse est un premier élément à prendre en compte. Si un prestataire est capable de répondre en moins de 48h avec un devis en ayant pris connaissance de vos requêtes, alors il sera en mesure de vous répondre dans un moment d’urgence pour vous rassurer.

Afin de voir qui est votre interlocuteur et de vérifier son professionnalisme, n’hésitez pas à prendre des rendez-vous au téléphone ou en face à face. En effet, instaurer une certaine confiance est indispensable car confier un projet et vous assurer que le professionnel a compris vos attentes, ça n’est pas chose facile. Il est donc beaucoup plus simple de communiquer en face pour bien faire comprendre vos attentes et vérifier à qui vous avez affaire.

Profitez-en pour vérifier que la personne a les qualités requises pour être un bon prestataire : réactivité, adaptabilité, disponibilité et souplesse. En effet, il doit être réactif, car vous aurez besoin de nouvelles et d’être rassuré au long de l’organisation. La souplesse et l’adaptabilité sont des qualités importantes, car un prestataire doit être à l’écoute, comprendre vos attentes, s’adapter à vous et à vos besoins, et avoir une certaine souplesse pour savoir prendre en compte et gérer les potentiels imprévus ou changements de dernière minute.

Une fois que vous avez passé ces étapes, il est temps de passer à un second tri : comparez les réponses reçues, assurez-vous qu’elles répondent entièrement à vos attentes, comparez les devis. Un conseil : une fois votre prestataire idéal choisi, gardez le contact du deuxième prestataire qui vous plaît le plus pour avoir un plan B.

Si vous faites appel à une agence comme Ceventee, vous réaliserez en un rendez-vous ce que vous ferez avec chaque prestataire individuellement : en effet, cette rencontre vous permettra de partager votre cahier des charges, d’expliquer vos attentes, pour tous les services dont vous avez besoin. Ensuite, une fois que votre interlocuteur a bien compris tous ces critères, l’agence s’occupera de faire les rendez-vous avec les différents prestataires et fera un tri pour vous. Étant eux-mêmes des professionnels, ils sauront reconnaître d’autres prestataires professionnels et les sélectionner au mieux, en prenant en compte leurs impressions – qui peuvent être subjectives mais qui seront pertinentes car elles seront meilleures que celles d’amateurs – en se renseignant sur leur profil et services. Ainsi, le tri sera fait de manière plus rapide et plus sécurisée, sans oublier qu’ils peuvent également avoir leur propre carnet de contacts avec lesquels ils ont déjà travaillé et dont le travail correspond à vos besoins.

L’article Comment bien sélectionner ses prestataires évènementiels est apparu en premier sur Ceventee.

Soirée d’entreprise de fin d’année : Comment bien la préparer ?

Astrid Pasek — Mon, 22 Nov 2021 15:50:23 +0000

Ça y est, l’été approche, et qui dit fin d’année dit fêtes. C’est le moment de faire le bilan de l’année passée, de partager les objectifs de la prochaine, tout en passant un moment convivial et décontracté. En effet, organiser une soirée d’entreprise en période de fêtes de fin d’année, c’est l’occasion de féliciter vos équipes, motiver vos collaborateurs, inviter vos clients afin de les remercier ou réunir l’ensemble de votre société lors de vos vœux annuels.

Cependant, une telle organisation se révèle être plus difficile qu’elle n’y paraît, surtout si vous voulez faire au mieux pour vos collaborateurs. Voici quelques étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre soirée d’entreprise de fin d’année.

Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?

Une soirée d’entreprise apporte de nombreux bénéfices, que ce soit à l’entreprise ou aux collaborateurs : elle permet de passer un moment entre collègues, d’améliorer les relations, de resserrer les liens, d’améliorer le moral des équipes, mais aussi de faire le bilan de l’année passée en félicitant les collaborateurs et de définir les objectifs de l’année suivante, le tout dans une ambiance plus décontractée.

Comment s’y prendre ?

Il y a plusieurs étapes à suivre pour assurer un bon déroulé et pour penser à tous les aspects.

En premier lieu, il faut suffisamment anticiper et proposer une date le plus tôt possible. En effet, décembre est un mois chargé pour la majorité des entreprises, il faut donc organiser votre évènement au plus vite. La date doit être communiquée aux invités dès que possible pour avoir le plus de chances qu’ils soient disponibles : la période estivale est aussi la période où les collaborateurs partent en vacances et réservent à l’avance.

Comme pour n’importe quel autre évènement, vous devrez rédiger un cahier des charges comportant tous les détails de l’organisation, un planning et le budget. Le budget englobe plusieurs aspects à prendre en compte : la location de la salle, le service traiteur, les animations, les cadeaux (facultatif), les coûts additionnels…

Ensuite, il faut définir le type de fête : formel ou informel, suivant la sociologie, les valeurs et les caractéristiques de l’entreprise. C’est autour de cet axe que vous pourrez par la suite choisir le thème, les animations, et les autres détails qui en dépendent.

En fonction du nombre d’invités, vous devrez peut-être privatiser un lieu. La restauration peut, à son tour, être dépendante du lieu : prévoir directement le repas sur place, ou faire appel à un traiteur externe ?

En parallèle de toutes ces démarches, vous devrez envoyer les invitations et, dans le cas où le nombre d’invités est conséquent, communiquer afin d’informer le plus de personnes possibles.

Pour vous assurer que toutes ces étapes sont réalisées correctement et dans le bon ordre, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènement, comme Ceventee, agence évènementielle sans frais supplémentaire. En effet, une agence est composée de spécialistes qui maîtrisent toutes les étapes d’une telle organisation, et qui se chargeront ainsi de tout organiser pour vous et selon votre volonté. Vous pourrez lors de rendez-vous leur partager tous les détails de votre projet et les informations nécessaires pour qu’ils trouvent les prestataires qu’il vous faut et qu’ils organisent au mieux et avec professionnalisme votre soirée d’entreprise.

Quelques idées

Le format de l’évènement :

✧ Cocktail dînatoire

✧ Repas assis

✧ Soirée dansante

✧ Dîner gastronomique

✧ Buffet dînatoire

Le lieu :

✧ Rooftop

✧ Entreprise

✧ Restaurant privatisé

✧ Péniche

✧ Lieux atypiques

Les animations :

✧ Musique

✧ Discours

✧ Projection d’images / vidéos

✧ Photomaton

✧ Enigmes / Jeux

✧ Cadeaux ou goodies pour les employés

La décoration :

✧ Par couleur : rouge et or, blanc et violet…

✧ Par thème : accordé aux tenues, aux couleurs de l’entreprise…

Les thèmes :

✧ Années 20

✧ Années 70

✧ Disco

✧ Cinéma

Pour bien finir : nos conseils

✧ Pour définir une ou plusieurs dates, vous pouvez utiliser un outil collaboratif de type Doodle qui permettra à chaque invité d’informer ses disponibilités. Une fois la date retenue, vous pouvez envoyer l’invitation par mail pour que l’évènement s’affiche automatiquement dans l’agenda des collaborateurs, dans le cas où l’outil le permet.

✧ Une fois le lieu trouvé, communiquez aux invités les informations pratiques : comment s’y rendre, le thème, les horaires…

✧ Dans le cas d’une soirée comprenant de la restauration : lorsque vous envoyez les invitations, pensez à demander aux invités s’ils ont un régime alimentaire particulier, afin de prévoir le choix de plats le plus large possible.

✧ Une fois l’évènement terminé, pensez à récolter les feedbacks des invités : il est très important d’avoir les retours des employés pour savoir comment améliorer votre démarche pour la prochaine fois, tout en leur montrant que vous vous préoccupez de leur ressenti.

✧ N’hésitez pas à vous tournez vers une agence : elles sont spécialisées en la matière et savent mieux que personne comment gérer un tel évènement !

L’article Soirée d’entreprise de fin d’année : Comment bien la préparer ? est apparu en premier sur Ceventee.

Comment réussir l’organisation de votre évènement à La Réunion ?

Astrid Pasek — Mon, 22 Nov 2021 13:57:11 +0000

Séminaire, mariage, anniversaire, soirée d’entreprise, teambuilding : les évènements sont source de partage, de création de souvenirs, et de tissage de liens. L’organisation d’un évènement est cruciale : du lieu de réception au service traiteur, en passant par la photographie et la technique (mise en lumière, sonorisation, vidéoprojection…), un évènement bien organisé est signe de réussite. Alors, comment mettre toutes les chances de votre côté afin d’assurer son bon déroulement ?

Les deux grands types d’événements

Il existe deux grands types d’évènements :

✧ Les évènements privés, c’est-à-dire un mariage, un anniversaire, une baby shower, un baptême, une communion, un enterrement de vie de jeune fille ou garçon…

✧ Les évènements professionnels, c’est-à-dire un séminaire, une réunion de travail, une convention, une conférence, un congrès, une assemblée générale, une soirée d’entreprise, une journée porte ouverte…

La distinction est importante car, selon le type d’évènement, plusieurs facteurs seront à prendre en compte. Dans les deux cas, vous trouverez cependant plusieurs points communs : besoin d’un lieu de réception, d’un traiteur, d’un photographe…

Afin d’organiser votre évènement au mieux, il faut savoir quel est son objectif, qui seront les invités, puis adapter les prestations aux différents besoins.

Comment organiser un événement à La Réunion ?

Pour organiser un évènement à La Réunion, vous pouvez choisir de vous en charger vous-même, ou de faire appel à une agence spécialisée. Aux premiers abords, vous pouvez penser que vous êtes capable de vous en occuper, en recherchant des prestataires et en les contactant directement.

Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est que ce type de projet est plus compliqué qu’il n’y paraît : organisateur d’évènement, c’est un métier. Il faut non seulement contacter les prestataires, mais aussi établir un planning, un cahier des charges, une estimation de budget, et surtout, s’y prendre assez tôt. Le but est que les convives passent un bon moment et s’en souviennent par la suite. Avez-vous le temps de vous occuper de tout ça ?

Si ce n’est pas le cas, et que vous souhaitez qu’un professionnel s’en charge, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènements à La Réunion, comme Ceventee.

✧ Vous choisissez de vous en charger :

Premier point : il faut s’y prendre assez tôt. Un tel évènement requiert beaucoup de temps et d’investissement, car il faut s’assurer de son bon déroulé et se concentrer sur chaque étape de l’organisation.

Vous devrez rédiger un cahier des charges complet que vous transmettrez à tous les prestataires, ce qui leur permettra d’avoir toutes les informations nécessaires à la bonne préparation de leur prestation : nombre d’invités, type d’évènement, localisation, déroulé, logistique, budget…

En parallèle du cahier des charges et de l’élaboration du planning, vous devrez vous renseigner pour trouver les prestataires qui correspondent à vos besoins, en fonction de l’évènement que vous organisez, les contacter et leur expliquer vos requêtes. Location de salle, traiteur, photographe, DJ : tous les aspects sont à prendre en compte.

Ensuite, vous pourrez vous occuper des invitations pour les convives, en leur faisant part de tous les détails possibles et du but de cet évènement.

Enfin, vous devrez prendre des rendez-vous pour vérifier que les prestations finales correspondent à vos attentes, répéter avant l’évènement sur place avec les prestataires, vérifier la logistique. Cette étape est très importante car elle permet de se rendre compte de détails ou problèmes qui ne sont visibles que sur place. Cependant, si vous faites appel à une agence spécialisée comme Ceventee, vous n’aurez pas à vous en charger : les professionnels, dont l’expertise assure la qualité, anticipent tous les détails, s’occupent de la logistique et de la préparation le jour de l’évènement.

✧ Vous choisissez de faire appel à une agence :

Le but d’une agence spécialisée dans l’évènementiel est de se charger de tout pour vous. En effet, qui de mieux pour préparer votre évènement que du personnel compétent et formé en la matière ? Une agence est composée de professionnels de l’évènementiel ayant l’expertise et les connaissances nécessaires pour exceller dans ce domaine : leur savoir-faire vous permettra de vous assurer que votre évènement se déroulera parfaitement et selon votre volonté. Les avantages sont nombreux : gain de temps, rapidité, expertise, peu de chances de faire des erreurs… En ce sens, les rendez-vous avec l’agence sont importants : tout comme lors d’un rendez-vous avec un prestataire, vous devrez expliquer le plus clairement et de la manière la complète possible le but de l’évènement, vos attentes, votre budget, et toutes les informations qui vous semblent pertinentes afin que l’agence fasse par la suite une proposition adaptée.

Une fois que l’agence a compris vos besoins, elle se chargera de trouver les prestataires qu’il vous faut, et d’assurer la bonne organisation. Vous serez toujours en contact avec l’agence, qui vous tiendra au courant de l’évolution et proposera des rendez-vous jusqu’aux derniers ajustements.

Pour conclure, il y a plusieurs étapes à suivre pour organiser un évènement à La Réunion. Il faut trouver les prestataires qui vous correspondent, réfléchir à tous les détails et anticiper suffisamment pour ne pas manquer de temps. C’est une démarche que vous pouvez choisir d’assurer intégralement vous-même. Cependant, organiser un évènement est un métier à part entière : des spécialistes sont formés pour répondre à vos attentes et vous écouter pour organiser votre évènement au mieux. Ainsi, faire appel à une agence est souvent recommandé car c’est l’assurance que tout sera pris en charge par des professionnels, que tout sera anticipé et surtout, que votre évènement se déroulera parfaitement.

L’article Comment réussir l’organisation de votre évènement à La Réunion ? est apparu en premier sur Ceventee.

Événements Professionnels

Astrid Pasek — Mon, 22 Nov 2021 12:14:11 +0000

TECHNOPOLE DE LA RÉUNION

Organisation de la 10ème édition du Concours de Création d’Entreprises Innovantes

UNIS-CITÉ SOLIDARITÉ ENTREPRISES

Accompagnement et organisation dans la gestion d’un Forum dédié au service Civique

DELGABAT

Organisation d’une cérémonie de Pose de Première Pierre

LA SICALAIT

Gestion et organisation des 60 ans de La Sicalait

Organisation et accompagnement dans la gestion du Programme Les Jours de La Nuit

Organisation de journées Team-Building

Organisation d’une soirée d’entreprise

Accompagnement dans le cadre d’inauguration

Accompagnement dans l’organisation de matchs

L’article Événements Professionnels est apparu en premier sur Ceventee.

Évènements Privés

Vassili — Fri, 19 Nov 2021 14:43:19 +0000

Mariage Pauline & Nicolas

Mariage Lucie & Daniel

Baptême Aïden

Festival de Musique

Anniversaire Béatrice

Mariage Juliette & Jeff

Anniversaire Caroline

Départ en Retraite Gérard

Mariage Emilie & Vincent

L’article Évènements Privés est apparu en premier sur Ceventee.