Ça y est, l’été approche, et qui dit fin d’année dit fêtes. C’est le moment de faire le bilan de l’année passée, de partager les objectifs de la prochaine, tout en passant un moment convivial et décontracté. En effet, organiser une soirée d’entreprise en période de fêtes de fin d’année, c’est l’occasion de féliciter vos équipes, motiver vos collaborateurs, inviter vos clients afin de les remercier ou réunir l’ensemble de votre société lors de vos vœux annuels.
Cependant, une telle organisation se révèle être plus difficile qu’elle n’y paraît, surtout si vous voulez faire au mieux pour vos collaborateurs. Voici quelques étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre soirée d’entreprise de fin d’année.
Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?
Une soirée d’entreprise apporte de nombreux bénéfices, que ce soit à l’entreprise ou aux collaborateurs : elle permet de passer un moment entre collègues, d’améliorer les relations, de resserrer les liens, d’améliorer le moral des équipes, mais aussi de faire le bilan de l’année passée en félicitant les collaborateurs et de définir les objectifs de l’année suivante, le tout dans une ambiance plus décontractée.
Comment s’y prendre ?
Il y a plusieurs étapes à suivre pour assurer un bon déroulé et pour penser à tous les aspects.
En premier lieu, il faut suffisamment anticiper et proposer une date le plus tôt possible. En effet, décembre est un mois chargé pour la majorité des entreprises, il faut donc organiser votre évènement au plus vite. La date doit être communiquée aux invités dès que possible pour avoir le plus de chances qu’ils soient disponibles : la période estivale est aussi la période où les collaborateurs partent en vacances et réservent à l’avance.
Comme pour n’importe quel autre évènement, vous devrez rédiger un cahier des charges comportant tous les détails de l’organisation, un planning et le budget. Le budget englobe plusieurs aspects à prendre en compte : la location de la salle, le service traiteur, les animations, les cadeaux (facultatif), les coûts additionnels…
Ensuite, il faut définir le type de fête : formel ou informel, suivant la sociologie, les valeurs et les caractéristiques de l’entreprise. C’est autour de cet axe que vous pourrez par la suite choisir le thème, les animations, et les autres détails qui en dépendent.
En fonction du nombre d’invités, vous devrez peut-être privatiser un lieu. La restauration peut, à son tour, être dépendante du lieu : prévoir directement le repas sur place, ou faire appel à un traiteur externe ?
En parallèle de toutes ces démarches, vous devrez envoyer les invitations et, dans le cas où le nombre d’invités est conséquent, communiquer afin d’informer le plus de personnes possibles.
Pour vous assurer que toutes ces étapes sont réalisées correctement et dans le bon ordre, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènement, comme Ceventee, agence évènementielle sans frais supplémentaire. En effet, une agence est composée de spécialistes qui maîtrisent toutes les étapes d’une telle organisation, et qui se chargeront ainsi de tout organiser pour vous et selon votre volonté. Vous pourrez lors de rendez-vous leur partager tous les détails de votre projet et les informations nécessaires pour qu’ils trouvent les prestataires qu’il vous faut et qu’ils organisent au mieux et avec professionnalisme votre soirée d’entreprise.
Quelques idées
Le format de l’évènement :
✧ Cocktail dînatoire
✧ Repas assis
✧ Soirée dansante
✧ Dîner gastronomique
✧ Buffet dînatoire
Le lieu :
✧ Rooftop
✧ Entreprise
✧ Restaurant privatisé
✧ Péniche
✧ Lieux atypiques
Les animations :
✧ Musique
✧ Discours
✧ Projection d’images / vidéos
✧ Photomaton
✧ Enigmes / Jeux
✧ Cadeaux ou goodies pour les employés
La décoration :
✧ Par couleur : rouge et or, blanc et violet…
✧ Par thème : accordé aux tenues, aux couleurs de l’entreprise…
Les thèmes :
✧ Années 20
✧ Années 70
✧ Disco
✧ Cinéma
Pour bien finir : nos conseils
✧ Pour définir une ou plusieurs dates, vous pouvez utiliser un outil collaboratif de type Doodle qui permettra à chaque invité d’informer ses disponibilités. Une fois la date retenue, vous pouvez envoyer l’invitation par mail pour que l’évènement s’affiche automatiquement dans l’agenda des collaborateurs, dans le cas où l’outil le permet.
✧ Une fois le lieu trouvé, communiquez aux invités les informations pratiques : comment s’y rendre, le thème, les horaires…
✧ Dans le cas d’une soirée comprenant de la restauration : lorsque vous envoyez les invitations, pensez à demander aux invités s’ils ont un régime alimentaire particulier, afin de prévoir le choix de plats le plus large possible.
✧ Une fois l’évènement terminé, pensez à récolter les feedbacks des invités : il est très important d’avoir les retours des employés pour savoir comment améliorer votre démarche pour la prochaine fois, tout en leur montrant que vous vous préoccupez de leur ressenti.
✧ N’hésitez pas à vous tournez vers une agence : elles sont spécialisées en la matière et savent mieux que personne comment gérer un tel évènement !
